令和５年９月４日理事会決定

NPO法人災害時警友活動支援ネットワーク文書管理規程

 

NPO法人災害時警友活動支援ネットワーク定款（以下単に「定款」という。）第５９条の規定に基づき，この規程を制定する。

 

（目的）

第１条 この規程は、NPO法人災害時警友活動支援ネットワーク（以下「当法人という。）の文書管理に関する基準を定め、当法人の合理的運営に資することを目的とする。

 

（適用文書の範囲）

第２条 この規程の適用を受ける文書は、定款等（定款並びに定款に係る認証書類及び登記書類の写しをいい、変更があった場合のこれらの文書を含む。以下同じ。）、特定非営利活動促進法（以下「法」という。）第２７条第２号に規定する計算書類（活動計算書及び貸借対照表をいい、計算書類の注記及び監査報告書を含む。以下同じ。）及び財産目録、法第２８条に規定する事業報告書等（事業報告書、役員名簿及び社員名簿をいう。以下同じ。）、定款施行細則、各種規程、総会及び理事会の議事録、報告書、ニューズレター、帳簿、契約書、証拠書類、参考書類その他当法人の事業又は管理に必要な一切の文書であって一定期間の保存を要するもの（以下「当法人文書」という。）とする。

 

（私有禁止）

第３条 当法人文書は、全て当法人内で管理するものとし、私有してはならない。

 

（文書管理の原則）

第４条　当法人文書は、原則として、電磁的方法により作成し、及び管理するものとする。ただし、法第１４条の規定による備置き、法第２８条の規定による備置き及び閲覧並びに法第２９条の規定による提出に必要な場合その他書面による作成又は管理が適当である場合は、この限りでない。

２　電磁的方法により作成・管理される当法人文書については、バックアップのため、謄本を作成するとともに、総括文書管理簿により、原本及び各謄本の保管場所を明らかにしなければならない。

３　電磁的方法により作成・管理される当法人文書であって総括文書管理簿に登載されていないものについては、第6条第1項第1号に規定する方法により、速やかに廃棄しなければならない。

 

　（文書管理責任者）

第５条　代表理事は、自ら又は他の者を文書管理責任者とし、第一次的な文書管理責任を負わせるものとする。　注：会計規程第６条類似　事務局長を置く段階で事務局長＝文書管理責任者

２　代表理事は、前項の規定により他の者を文書管理責任者とする場合は、事前に理事会に報告するものとする。

 

（保存期間）

第６条 当法人文書の保存期間は、原則として、別表に定めるところによる。ただし、法令の特別な定めによる保存期間がこれを越える場合は、その定めによる。

２　代表理事は、必要に応じ、前項の規定による保存期間を延長することができる。

３　保存期間は、法令の特別な定めがある場合を除き、毎事業年度作成する当法人文書にあっては当該事業年度終了の時、契約書にあっては契約関係終了の時、その他の当法人文書にあっては作成の時から起算する。

４　前条第2項に規定する総括文書管理簿には、それぞれの当法人文書の保存期間が満了する日を記載するものとする。

 

（廃棄処分）

第７条 保存期間を経過した当法人文書は、原則として、次の各号に掲げる当法人文書の種類ごとに当該各号に定める方法により廃棄するものとする。

(1) 電磁的方法により作成・管理されるもの　データの消去、記録媒体の破壊その他通常人が判読できない状態にする方法

(2) 書面により作成・管理されるもの　シュレッダー廃棄、焼却処分又は溶解処分

２　保存期間中であっても、代表理事が保存の必要がないと判断した当法人文書は、理事会の承認を得た上で、前項に規定する処分方法により個別に廃棄することができる。

３ 廃棄に当たっては、文書管理責任者又はその指定を受けた者が、廃棄状況を確認し、書面により理事会に廃棄の状況を報告するものとする。

 

　（備置き及び公開）

第８条　次に掲げる当法人文書は、利害関係人（当法人の会員、債権者、保証人、当法人と取引等の契約関係にある者、当法人に対して損害賠償請求権を有する者等であると解される。）からの法第２８条第３項の規定による閲覧の請求に応じるため、事務所に備え置くものとする。

(1) 定款等

(2) 計算書類及び財産目録

(3) 事業報告書等

２　次に掲げる当法人文書は、当法人のホームページにおいて公開するものとする。

(1) 定款等（附則及び別表を除く。）

(2) 計算書類及び財産目録

(3) 事業報告書等（役員名簿の住所欄及び社員名簿を除く。）

(4) 定款施行細則及び各種規程（附則、別表及び別記様式を除く。）

(5) 個人情報保護方針

 

附則　略

 

別表　略